En tant qu'employeur vous avez obligation de déclarer à l'URSSAF toute nouvelle embauche au sein de votre entreprise par une déclaration préalable à l'embauche. Entre CDI, CDD ou contrat saisonnier, l'URSSAF doit être avertie de l'arrivée de chaque nouvel employé. Cette démarche s'effectue en ligne ou par courrier recommandé et doit être réalisée au minimum huit jours avant la date d'embauche.
Quel est le rôle de la déclaration préalable à l'embauche, également appelée DPAE ? Facilite-t-elle les échanges de données entre les organismes sociaux, l'entreprise et le salarié ? Et pourquoi est-elle obligatoire ?
Faisons un point complet sur la déclaration préalable à l'embauche.
Pourquoi faire une déclaration préalable à l'embauche ?
Si, durant de nombreuses années, les entreprises n'étaient pas dans l'obligation de déclarer un nouvel employé, la réglementation en matière de gestion des salariés a évolué par la mise en place de la déclaration préalable à l'embauche. Celle-ci est venue simplifier la DUE (ou déclaration unique à l'embauche) et s'adresse aujourd'hui à un seul interlocuteur : l'URSSAF.
Les employeurs se rapprochent de l'URSSAF agissant en tant que gestionnaire de leurs cotisations sociales salariales et patronales. Celle-ci effectue le contrôle des données puis procède à l'enregistrement et à l'immatriculation des salariés auprès des différents organismes :
- Pôle Emploi pour l’assurance chômage ;
- Caisse régionale de Sécurité sociale (CRAM) Mutuelle Sociale Agricole (MSA) pour l’ouverture de droits maladie et accident du travail ;
- CARSAT avec la déclaration annuelle des données sociales (DADS) ;
- Insee pour la partie statistiques ;
- Direction Départementale du Travail et l’Emploi et de la Formation Professionnelle (DDTEFP) ;
- Service de santé au travail pour l’organisation et le suivi de la visite médicale obligatoire.
La déclaration préalable à l'embauche permet ainsi d'ouvrir l'ensemble des droits sociaux et de retraite du salarié en une seule opération. Elle remplace donc avantageusement l'obligation de l'employeur de prévenir par lui-même les différents services administratifs, par l'affiliation unique de chaque salarié entrant dans son entreprise.
La DPAE sert également à enregistrer, à immatriculer et à ouvrir des droits à un salarié dont c'est le premier poste. L'URSSAF va dès lors le déclarer son salarié à l'ensemble des organismes sociaux dont il dépend, dont la CARSAT, la CRAM ou le Pôle Emploi font partie.
Bien vu ! : La déclaration préalable à l'embauche se substitue ainsi aux multiples et fastidieuses déclarations. Elle limite parallèlement les éventuelles erreurs de recopie d'état civil ou de numéros d'enregistrement par la dématérialisation totale de cette opération parfois délicate.
DPAE : comment faire votre déclaration préalable à l'embauche ?
Lors de l'embauche d'un nouveau salarié au sein de votre entreprise, vous devez tout d'abord établir son contrat de travail. Vous avez ensuite huit jours avant la date d'arrivée présumée du salarié dans votre établissement, pour réaliser la déclaration préalable à l'embauche.
À noter : l'obligation de déclaration préalable à l'embauche concerne tous les contrats de travail : CDI, CDD, CDD saisonnier. Elle ne concerne pas les salariés en intérim, les salariés en délégation de personnel et les stagiaires puisque ces employés ne sont pas en contrat direct avec l'entreprise.
Vous recevrez sous cinq jours ouvrés un accusé de réception émis par l’URSSAF ou la MSA (ou immédiatement si vous faites votre déclaration en ligne et que votre entreprise est déjà enregistrée). Vous remettrez obligatoirement un exemplaire de cette DPAE au salarié. Cet accusé de réception vient ainsi valider son enregistrement auprès des services concernés et vous permet éventuellement de bénéficier d'exonération de cotisations sociales selon le type de contrat et le salaire négocié.
La déclaration d'embauche se fait directement sur le site de l'URSSAF dont dépend votre entreprise. Vous pouvez également la réaliser par l'envoi d'un courrier recommandé avec accusé de réception si vous embauchez votre premier salarié et ne désirez pas réaliser cette déclaration en ligne.
Pour déclarer votre salarié en ligne, connectez-vous à net-entreprise.fr et complétez le formulaire ou téléversez un dossier EDI en cas d'utilisation d'un logiciel de gestion de vos salariés.
Bon à savoir : si votre entreprise est concernée par le dispositif de versement en lieu unique des cotisations sociales (VLU), vous devrez effectuer votre déclaration préalable à l'embauche auprès de l'URSSAF du lieu de travail du salarié.
Les formalités obligatoires pour remplir votre DPAE
Vous allez compléter le formulaire de déclaration Cerfa n° 10563*05 avec les informations obligatoires suivantes :
- coordonnées de votre entreprise (raison sociale ou nom et prénom de l’employeur + adresse du siège social) ;
- numéro de SIRET et code APE de votre établissement ;
- adresse du service de santé dont dépend votre entreprise, si vous relevez du régime général de Sécurité sociale ;
- nom, prénom, date et lieu de naissance du salarié, numéro de Sécurité sociale et adresse personnelle ;
- jour et heure précise du début de son contrat de travail ;
- nature du poste occupé, durée et type de contrat de travail ;
- période d'essai pour les CDI et les CDD d'une durée supérieure à 6 mois.
Une fois ce formulaire validé et cette formalité remplie, vous êtes en règle auprès des services de l'État. Votre salarié peut alors débuter sa mission même si vous n'avez pas encore reçu l'accusé de réception de son enregistrement ; ceci, dès lors que votre déclaration préalable à l'embauche a bien été faite dans les huit jours avant la prise de poste.
Les avantages de faire une déclaration préalable à l'embauche en ligne
Le développement du tout numérique favorise également l'entreprise. Réaliser votre déclaration préalable à l'embauche en ligne par le formulaire en ligne (EFI) vous permet de bénéficier d'un gain de temps non négligeable si on la compare à la déclaration papier.
Outre le fait que votre accusé de réception de déclaration de votre salarié est immédiatement disponible après validation de votre dossier, vous :
- retrouvez l'ensemble de vos données préremplies dans le formulaire dès la seconde embauche ;
- gagnez un temps précieux lors de l'enregistrement de salariés en extra ou ayant un contrat saisonnier ;
- avez un accès à l'ensemble de vos éléments sur une période de 14 mois.
Bon à savoir : savez-vous que votre expert-comptable peut réaliser cette opération pour votre entreprise par l'envoi d'un fichier EDI édité depuis votre logiciel de paie ?
Le transfert d'un fichier EDI vous permet de :
- déposer un fichier-test avant d'adresser votre déclaration définitive ;
- transmettre jusqu'à 100 déclarations d'embauches en un seul envoi ;
- recevoir la référence de votre dossier de transmission valant validation de votre dépôt ;
- être alerté en cas d'anomalie de transfert.
Prenez néanmoins soin de bien vérifier les documents transmis afin de ne pas retarder l'immatriculation de votre salarié et de ne pas le pénaliser, ni être passible de sanctions.
Les pénalités auxquelles s'expose l'employeur en cas de non-déclaration
Nous vous le rappelons, la déclaration préalable à l'embauche est obligatoire pour tout salarié en CDI ou en CDD. Vous devez donc pouvoir prouver, en cas de contrôle de l'URSSAF, que l'ensemble des éléments a bien été transmis en temps et en heure. L'agent contrôleur peut également exiger la présentation de l'accusé de réception de votre déclaration.
Remise de l’accusé de réception de la DPAE
Dans le cas d'une DPAE récente et sans possession physique de l'accusé de réception, vous devrez remettre le double de la lettre et du formulaire CERFA ou la copie de votre déclaration effectuée par voie électronique.
Sanctions et pénalités administratives en cas de manquement
Le manquement à vos obligations peut entraîner un certain nombre de sanctions (surtout en cas de récidive). Vous pouvez être ainsi accusé de travail dissimulé et faire l'objet de sanctions pénales passibles d'une amende de 1?500 euros maximum par salarié non déclaré.
Des sanctions administratives peuvent également être prises à votre encontre comme une pénalité égale à 300 fois le taux horaire du SMIC, une suppression totale des aides aux entreprises pouvant aller jusqu'à la fermeture administrative de votre entreprise.
Enfin, l'URSSAF a la possibilité de statuer sur la mise en place de sanctions sociales avec l'établissement d'un redressement financier forfaitaire basé sur le nombre de salariés non déclarés.
Dommages et intérêts à verser au salarié
Le salarié qui s'est vu priver de l'ouverture de ses droits à la Sécurité Sociale, à l'enregistrement aux caisses de retraite, au service de santé et à l'assurance chômage peut demander le versement de dommages et intérêts. Ceux-ci peuvent être assortis d'une indemnité pouvant aller jusqu'à 6 mois de salaire au titre du travail dissimulé.
Il est donc plus qu'important de réaliser votre déclaration préalable à l'embauche dans les temps impartis. Rapprochez-vous, si besoin, du service paie de votre entreprise ou de votre expert-comptable pour vous assurer que cette déclaration a bien été déposée auprès des services compétents et selon les obligations qui vous incombent.
Maintenant que vous savez tout sur la DPAE, vous pouvez choisir soit de réaliser cette opération vous-même soit de confier à notre cabinet de comptabilité la gestion administrative de votre personnel.
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